Utbildning och policyer för AI saknas i europeiska företag

• Medarbetarnas användning av AI går snabbare än arbetsgivarnas policyer: 48% av medarbetarna använder AI-verktyg, 18% dagligen, men endast 16% får AI-utbildning, och endast 18% av organisationerna har infört riskhanteringsåtgärder 
• Strategisk vägledning behövs om automatisering: 57% tror att automatisering kan öka produktiviteten, men 67% vill först ha mer kunskap om fördelarna. 

Ricoh Europe, London, 10 oktober 2023 – Användningen av AI-verktyg på arbetsplatsen ökar snabbt, men många organisationer släpar efter när det gäller att ge vägledning och utbildning i användningen av dessa tekniker, enligt ny forskning från Ricoh Europe. Denna brist på styrning kommer mitt i ett växande intresse inom företagen för att implementera automatiseringslösningar.

Opiniums undersökning bland 6 000 arbetstagare i Europa* visade att det finns en klyfta mellan arbetstagarnas användning av ny teknik och organisationernas insatser för att stödja och hantera denna användning. 

Undersökningen visade att 48% av de europeiska medarbetarna använder AI-verktyg, som Chat GPT, och att 18% av dessa respondenter använder det en eller flera gånger om dagen. Användningen av AI går dock snabbare än arbetsgivarnas implementering av formella policyer och rutiner. Endast ett av sex företag (16%) har erbjudit utbildning i hur man använder AI-verktyg. Utan ordentlig vägledning om hur tekniken ska nyttjas kan företagen gå miste om de påstådda produktivitets- och affärsfördelarna. Det är mer sannolikt att ytterligare problem uppstår i samband med felaktig eller oavsiktlig användning av Gen-AI, till exempel spridning av felaktig information. 

På samma sätt har endast 18% av företagen infört riskhanteringsåtgärder för att säkerställa en säker och transparent användning av AI - trots tillhörande upphovsrätts- och integritetsrisker. Tydliga riktlinjer från företaget, tillsammans med särskild utbildning, behövs för att hjälpa medarbetarna att använda verktyg på ett säkert sätt, på ett sätt som ger konkret affärsvärde. 

Även om AI kan revolutionera vårt sätt att arbeta måste det fungera tillsammans med andra automatiseringsverktyg. När grundläggande processautomatisering har införts, till exempel för att effektivisera repetitiva arbetsflöden och uppgifter, kan företagen bygga vidare på denna solida grund genom att införliva mer avancerade AI-funktioner och intelligens. 

Med rätt automatiseringsverktyg och teknik på plats tror 69% av de europeiska medarbetarna att de skulle kunna leverera mer värde till sin organisation. Men för att hitta rätt tillvägagångssätt krävs noggrann utvärdering, eftersom 67% anser att de behöver lära sig mer om fördelarna med dessa automatiseringsverktyg och tekniker innan de använder dem i arbetet. Att investera i utbildning och vägledning kommer att ge den tydlighet som behövs för att engagera medarbetarna i de fördelar och möjligheter som denna nya teknik skapar. 

Nicola Downing, VD för Ricoh Europe, säger: "Företagen är medvetna om att de med rätt automationslösningar, anpassade efter deras behov, kan omvandla verksamheten till att bli smartare, snabbare och mer effektiv. Detta ger nya möjligheter att nyttja medarbetarnas fulla potential, oavsett var de väljer att arbeta. När organisationerna har identifierat var automatiseringen ger störst fördelar kan de bygga vidare på dessa möjligheter genom att införliva avancerad AI-teknik, men bara om de samtidigt proaktivt hanterar riskerna. "

Vår undersökning visar att europeiska medarbetare saknar rätt vägledning från sina arbetsgivare om säker användning av AI, trots att många använder det dagligen. Utan ordentlig styrning och utbildning kan företag utsätta sig för upphovsrättsliga, juridiska eller ryktesmässiga överträdelser. Organisationer som inför gedigen vägledning och utrustar medarbetarna med de kunskaper som krävs för att utnyttja dessa tekniker på ett etiskt och korrekt sätt kommer att ha de bästa förutsättningarna att dra nytta av de fördelar som de kan medföra. Att investera i kompetensutveckling och ge medarbetarna möjlighet att lära sig och växa är dessutom en win-win för både medarbetare och kunder." 

För mer information besök www.ricoh.se/insights/.

* 1 000 kontorsanställda på var och en av följande marknader: Storbritannien & Irland, Frankrike, Tyskland, Italien, Spanien och Nederländerna.