Redo för GDPR – EU:s dataskyddsreform?

Av Edward Gower-Isaac, Vice President, Business Process Services, Ricoh Europe
Företag har drygt ett år på sig (13 månader) att anpassa sig till EU:s nya dataskyddsförordning, General Data Protection Regulation, även känd som GDPR. Men vad är egentligen GDPR och vilka utmaningar innebär den för europeiska företag?
Är du inte är bekant med den nya lagstiftningen som ska ersätta direktiv 95/46/EG och den svenska personuppgiftslagen kommer här en summering av det viktigaste innehållet:

• Företag måste ha ett tydligt medgivande för att använda en mängd data
• Företag kommer att behöva anställa en dataskyddsansvarig om affärsprocesser kräver lagring och hantering av vissa kategorier av uppgifter
• ”Privacy by design” eller inbyggd integritet som det kallas på svenska måste introduceras i arbetsflöden

Detta är goda nyheter för konsumenter, men det är en komplex utmaning för många företag i Europa.
Utmaningar och påföljder
Du har säkerligen redan stött på ”cookie-lagen” som fokuserar på opt-ins, d.v.s. att samtycke krävs för användande av cookies på webbplatser. GDPR går mycket längre än så och företagens skyldigheter är stora.

Användare kommer t.ex. att kunna kräva att all information om dem tas bort, och de kan be om ett datautdrag med uppgifter om sig själva i ett portabelt format som kan överföras mellan databearbetningsenheter.

Påföljderna om företag inte följer den nya lagstiftningen är för stora för att ignoreras. Vägrar företag att följa lagstiftningen kan det innebära böter på upp till 20 miljoner Euro eller, 4 % av de totala intäkterna, som mest. Notera att det är intäkter och inte vinst som avgör nivån, vilket kan vara speciellt kännbart för mindre företag. Har ditt företag råd att ta en smäll på 4 % av intäkterna?
När måste företag agera och hur?
Lagen träder i kraft i hela Europa maj 2018 och den gäller för alla företag oavsett storlek. Även om det fortfarande ligger långt fram i tiden, bör stor hänsyn tas till komplexiteten kring GDPR.

Enligt Computer Weekly är 44 % av IT-proffsen omedvetna om de kommande reglerna. Och en separat undersökning från Dell antyder att 97 % av alla företag inte har någon plan för hur de ska hantera GDPR. Jag är bekymrad över att företags konstanta strävan att följa ny lagstiftning och regleringar leder till utmattning när en fråga som denna ska hanteras.

Med tanke på komplexiteten som omger nya arbetsflöden, är det dags att agera nu. Speciellt små och medelstora företag kan upptäcka att de är speciellt utsatta på grund av denna komplexitet. Företag i alla storlekar bör vända sig till erfarna partner och företag som säljer affärsprocesstjänster om de vill kunna hantera den här förändringsbenägna perioden.