Förstasida
Insikter
Blogs
How IT establishes hero status in workplace experience

Hur IT skapar hjältestatus i arbetsplatsupplevelsen

image

Ny undersökning visar att den genomsnittliga arbetstagaren bara går till kontoret 1,5 dag per vecka.

Före den industriella revolutionen utfördes arbetet ofta i eller omkring hemmet och yrkesverksamma som smeder och sömmerskor arbetade vid sidan av eller under sina bostäder. Nya fabriker och maskiner gjorde det dock effektivare för arbetarna att samlas på ett och samma ställe – ett nav för innovation. 
 
Snabbspola två århundraden framåt och pandemin har visat sig vara en nästan lika viktig vändpunkt för arbetsvanorna. Även om det värsta i pandemin är bakom oss pekar nya undersökningar på att den genomsnittliga arbetstagaren bara går till kontoret 1,5 dag per vecka.
 
Medan företagsledare kämpar med hur de bäst ska hantera nya arbetsmodeller har IT-cheferna bakom kulisserna i tysthet strävat efter att upprätthålla en smidig arbetsplatsupplevelse för alla. Mur kan IT balansera behoven hos dem som kommer till kontoret en gång i månaden eller fem dagar i veckan?
image

86% av medarbetarna anger bristande samarbete eller ineffektiv kommunikation som den främsta orsaken till misslyckade arbetsplatser.

Även om personal- och fastighetsansvaren kan tyckas vara helt skilda från IT-ansvarsområdena är verkligheten att de alla arbetar för att uppnå samma mål: att stödja medarbetarna och förbättra deras upplevelse på jobbet. Ändå är dessa avdelningar ofta isolerade och kommunicerar inte, än mindre samarbetar de.
 
Till exempel ser man ofta att personal-, fastighets- och IT-avdelningarna lägger fram strategier för att modernisera arbetsplatsen, var och en separat. Detta skapar inte bara spänningar mellan avdelningarna när de konkurrerar om anslag, utan det kan också leda till problem längre fram i processen när det gäller att få medarbetarna att ta till sig systemet eller integrera det med andra system. Faktum är att i nya undersökningar anger 86% av medarbetarna bristande samarbete eller ineffektiv kommunikation som den främsta orsaken till misslyckade arbetsplatser.
 
För att maximera potentialen i en strategi för arbetsplatsupplevelse måste företagen avveckla de vanliga isolerade ansvarsområden som finns och samarbeta om alla förslag som kommer att påverka arbetsplatsen redan från början.

Smidighet är ett måste i en tid av hybridarbete

Förmågan att omedelbart tillgodose både personligt och virtuellt samarbete förväntas helt enkelt. Även grundläggande saker – som att se till att medarbetare kan boka eller avboka ett skrivbord i sista minuten, registrera bilparkering i en app och hitta runt i byggnaden – kan bli onödiga hinder som avskräcker medarbetarna från att återvända till kontoret om det är för komplicerat, otillgängligt eller inte tillämpar goda principer för användarupplevelsen.
 
Enkelt uttryckt måste rätt teknik finnas på plats för att medarbetare ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett snabbt, effektivt och ändamålsenligt sätt, oavsett var de befinner sig. På samma sätt måste tekniken vara allmänt tillgänglig så att de som arbetar hemma inte missgynnas i förhållande till dem som arbetar på kontoret. 
 
Dessutom måste företag röra sig bort från digitalisering för digitaliseringens egen skull. Om en process är ineffektiv kommer den fortsätta att vara det även om den digitaliseras. Den primära målsättningen bör alltid vara fokuserad på att se till att förbättringarna är centrerade på medarbetarna. Att behöva använda en app för att boka ett skrivbord, en annan för att boka ett rum och ytterligare en annan för att registrera en gäst blir snabbt en källa till frustration för medarbetarna. 
 
Istället måste IT-cheferna hitta lösningar som erbjuder en sammanhängande arbetsplatsupplevelse som prioriterar smidighet. Till exempel kan verkligt sammankopplade plattformar för förbättring av arbetsplatsen, som RICOH Spaces, förse medarbetarna med en komplett verktygslåda med stöd för hantering av skrivbord och besökare, rumshantering och behovsservice via en enda mobilapplikation. Den här tekniken gör arbetsplatsen lättåtkomlig för medarbetarna och gör övergången tillbaka till kontoret smidig.
Verdantix Report 2021 Thumbnail image

Använd insikter för att planera och förbättra din arbetsplatsupplevelse

Ett tillvägagångssätt för arbetsplatsupplevelsen med fokus på människor är avgörande. Utan insikter om hur medarbetarna använder arbetsplatsen kommer alla strategier för att förbättra den att vara otillräckliga. Det behöver dock inte vara en besvärlig process att samla in sådana data. Återigen kan integrerade teknikplattformar stödja genom att ge företag möjlighet att se vilka mötesrum och skrivbord som är minst populära, bedöma hur ofta enskilda personer kommer till kontoret eller visa om det behövs fler samarbetsutrymmen för att anpassa sig till arbetstagarnas behov. Med en integrerad plattform, som RICOH SPACES, kan kontorscheferna bättre förstå medarbetarnas beteende och anpassa lokalerna till dem i enlighet med detta. Dessa verktyg kan också förutsäga beteenden, som t.ex. de mest hektiska dagarna på kontoret, och därmed visa var alternativa arrangemang kan behöva erbjudas. Genom att utforma arbetsplatser som är skräddarsydda för sina medarbetares behov kommer företag att maximera medarbetarnas produktivitet, vilket främjar tillväxten och gör det lättare att attrahera och behålla talanger.

Se framåt

I slutändan är IT;s roll i att skapa en smidig arbetsplatsupplevelse viktigare än någonsin. För att göra detta måste IT-cheferna övervinna interna kommunikationsutmaningar och samarbeta med andra viktiga beslutsfattare. 
 
Alla lösningar som införs måste vara centrerade på människorna. Enkelt uttryckt ska de bästa förslagen för att förbättra arbetsplatsupplevelsen tas fram med individen i åtanke – oavsett var han eller hon befinner sig
 
Som historien visar är vårt förhållande till kontoret i ständig förändring. För att hålla sig i framkant och kontinuerligt förbättra arbetsplatsupplevelsen måste IT-cheferna implementera en flexibel, samarbetsinriktad och datadriven respons. RICOH Spaces är den perfekta teknikplattformen för att berika arbetsplatsupplevelsen. Den är också en pålitlig åtgärd för att se till att IT behåller sin hjältestatus.
 
För att få veta mer om RICOH Spaces, klicka här.
Nathan Thomas

Nathan Thomas

Produktansvarig, RDx Ricoh Europe

Kontakta oss

Prata med en Ricoh-expert

Förändra din arbetsplats med Ricohs företagslösningar.

Öka effektiviteten, minska kostnaderna och påskynda din resa mot digital transformation. 

Kontakta oss