Förstasida
Insikter
Blogs
steg för att införa ett dokumenthanteringssystem

10 steg för att införa ett dokumenthanteringssystem

image

Många verksamheter har för närvarande en blandning av pappersprocesser och digitala processer.

Applikationer som förvärvats för att tillgodose ett omedelbart behov har kanske fungerat som förväntat. Ändå är chansen att de nuvarande processerna inte längre lämpliga för ändamålet när komplexiteten i verksamheten växer.
 
Ta dokumenthantering som ett exempel. Detta kommer sannolikt att hanteras av en digital lösning i kombination med viss fysisk lagring eller åtminstone innebära ett visst manuellt arbete av medarbetarna för att säkerställa att informationen indexeras korrekt. Detta tillvägagångssätt kanske fungerar bra; Det kan dock vara dags att överväga en mer omfattande lösning som gör verksamhetsprocesser mer effektiva, sparar kostnader och gör det möjligt för medarbetare att fokusera på sina jobb istället för att leta efter information. Det kan vara en utmaning att implementera ett dokumenthanteringssystem (DMS), med ett systematiskt tillvägagångssätt kan du dock undvika problem.

1. Övertyga de berörda och ta in specialister.

Införandet av ett DMS är ett komplext och omfattande projekt som förändrar hur dina medarbetare arbetar. Skapa laganda i ett tidigt skede och ta in alla relevanta medarbetare och avdelningar. Använd deras kunskap, erfarenhet och expertis.

2. Genomföra en omfattande inventering av den nuvarande situationen.

En detaljerad analys av utgångsläge ligger till grund för en väl underbyggd projektplanering:
  • Vilka dokument arbetar du med i din verksamhet?
  • Hur går bearbetningen, indexeringen och arkiveringen av dessa för närvarande till?
  • Vilka är anledningarna till att börja använda ett nytt system?
Ange alla punkter i detalj och skapa en checklista.

3. Utveckla mål

Analysen av dagsläget är grunden till att definiera detaljerade mål i linje med vad du vill uppnå. Formulera vilka dokumenttyper du vill digitalisera och hur du vill organisera informationsflödet i organisationen.
 
Frågan om vilka avdelningar och personer som ska ha tillgång till handlingarna är också viktig. Tänk på kriterier som arbetseffektivitet, dataskydd och informationssäkerhet. Det är också viktigt att fastställa prioriteringar. 

4. Välj etablerade IT-proffs som partners

För de flesta organisationer rekommenderas ett allt-i-ett-paket från IT-leverantören med omfattande tjänster från planering till installation och support. 
 
Du måste kunna lita på att DMS-mjukvaran fungerar enkelt och smidigt. Se till att leverantören av IT-tjänster har tillräckligt med erfarenhet och garanterar support för projekt.

5. Organisera utbildningar och utbilda medarbetare

Tillräcklig utbildning i den nya programvaran ger dina medatbetare en bra introduktion till programmet. En bra partner kommer att stötta dig med detta och att se till att bästa praxis implementeras.
 
När du planerar dina steg för att införa digital dokumenthantering bör du tänka på vilka nödvändiga kunskaper arbetsstyrkan måste ha. Helst ska dina medarbetare kunna använda programvaran direkt efter introduktionen. Detta gör att du snabbt kan dra nytta av fördelarna.
 
Investera i utbildningar och workshops med hög kvalitet. Din leverantör av IT-tjänster bör kunna erbjuda praktiska utbildningar.

6. Implementeringen: Introduktion av DMS-programvaran

Du har behärskat de förberedande stegen inför introduktionen, nu kommer det stora ögonblicket: IT-specialister rullar ut programvaran och dina medarbetare kan använda de digitala applikationerna. Utbildning sedan tidigare bör innebära att de kan förstå och använda de funktioner som krävs.
 
Ändå kommer det att finnas frågor och problem. Detta är normalt vid en så omfattande omställning. Den rätta digitala partnern hjälper dig med projektledning. Snabb support är särskilt viktigt vid mindre problem.

7. Nära support för implementeringen av DMS

Digitaliseringen av din dokumenthantering är vanligtvis en process på medellång till lång sikt. Ibland är det först i praktiken som det blir tydligt var det finns ytterligare behov av optimering.
 
Systematiskt samlade erfarenheter från dina avdelningar och medarbetare är viktiga.

8. Genomför workshops för granskning.

Workshop för granskning är ett värdefullt bidrag till systematisk projektsupport där du kan ta emot riktad feedback från arbetsstyrkan. Mycket glöms bort i vardagen. Till exempel uppstår ett problem, eller så har någon ett förslag till förbättring, men glömmer sedan att vidarebefordra det. Med workshop för granskning kan du samla och ta itu med ditt teams praktiska erfarenheter.

9. Implementera nya digitala processer gradvis

Många verksamheter bestämmer sig för att digitalisera sin dokumenthantering steg för steg. Detta skapar tydlig implementering över en längre tidsperiod med bättre ledning. Organisation av utbildningar och andra uppgifter är en ständig del av detta under flera månader eller år. Därför är det viktigt att planera framåt.

10. Permanent projektledning: styrning och anpassning

Se på digitaliseringen av din dokumenthantering som ett långsiktigt projekt. Tekniska möjligheter kan förändras precis som dina individuella krav. Du bör därför ha en konsekvent kontroll av i vilken utsträckning ditt nuvarande DMS motsvarar din organisations behov.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh kan hjälpa dig med införandet av dokumenthantering

Att introducera ett nytt DMS och en ny process på ett omfattande och koordinerat sätt är avgörande för projektets långsiktiga framgång. Det är viktigt att du arbetar med en digital partner som kan stötta dig genom alla skeden av implementeringen, och som kan erbjuda utbildning och löpande support för att integrera den beteendeförändring inom din organisation.
Upptäck våra lösningar för processautomatisering
Process automation solutions

Kontakta oss

Tala med en Ricoh-expert

Kontakta någon av våra konsulter och ta reda på hur vi kan hjälpa till i din verksamhet.

Kontakta oss