Förstasida
Programvaror
Docuware
A smiling young man wearing a red sweater and glasses is typing on a laptop, surrounded by graphics illustrating document management. On the left, paper documents are shown floating away, implying digitization. In the top right, digital documents with "PDF" icons are arranged in a grid, suggesting organization and searchability. Below that, a flow chart of connected file folders suggests a structured workflow or document storage system. A red circular icon, possibly a loading or processing indicator, is visible near his left shoulder. The background is white.

Insamling och arbetsflöden

Automatisera dina arbetsflöden med DocuWare

DocuWare är en omfattande lösning för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden som är utformad för företag i alla storlekar. Oavsett om det används som ett flexibelt molnbaserat (SaaS) eller lokalt system hjälper det din organisation att digitalisera, organisera och säkra dokument samtidigt som kritiska processer automatiseras.

Utforska fördelarna själv
DOCUWARE
Fördelar Funktioner Hur det fungerar Användningsfall Omdöme Relaterade tjänster Vanliga frågor Insikter
Kontakta en expert

Viktiga funktioner

DocuWare uppfyller en rad affärs-
och driftsbehov, inklusive

Intelligent dokumenthantering

Med hjälp av AI-baserad teknik identifierar och extraherar DocuWare automatiskt viktig information från dokument, såsom fakturanummer, datum och leverantörsuppgifter. Detta minskar avsevärt den manuella datainmatningen och minimerar indexeringsfel.

Two business professionals, a man and a woman, sit at a desk reviewing documents on dual computer monitors and a laptop, while the screen highlights three types of digital documents above them: an Invoice, a Delivery Note, and a Letter, each marked with a red checkmark.

Automatisering av arbetsflöden

Organisationer kan utforma och automatisera skräddarsydda arbetsflöden för olika affärsprocesser genom ett intuitivt dra-och-släpp-gränssnitt. Automatiserad omdirigering av dokument, uppgiftstilldelning och meddelanden säkerställer att processerna slutförs effektivt och i tid.

A close-up view of a person's hands typing on a laptop, with the screen displaying a complex, multi-branching digital workflow diagram with colored lines and process steps, suggesting business process automation or workflow modeling.

Avancerad sökning och hämtning

DocuWares kraftfulla sökverktyg använder metadata och fulltextindexering med OCR (Optical Character Recognition), vilket gör det möjligt för användare att omedelbart hitta alla dokument – även skannade pappersdokument – och gör informationen lättillgänglig.

A top-down view of hands typing on a laptop keyboard is juxtaposed with a digital search interface showing a full-text search field populated with "Final acceptance" and several search options.

Mobil åtkomst

Användare kan komma åt dokument och hantera arbetsflöden från vilken enhet som helst, var som helst. Mobilappen gör det möjligt att samla in och godkänna dokument när du är på språng, vilket säkerställer att affärsprocesserna fortsätter smidigt utanför kontoret.

A hand holds a smartphone displaying a mobile workflow task list and document previews, integrated with a business contract document (marked with a red checkmark) and a red-lined flowchart, symbolizing mobile document processing and workflow management.

Integrationskapacitet

DocuWare integreras sömlöst med befintliga affärsapplikationer, inklusive ERP-, CRM- och redovisningssystem. Detta skapar ett enhetligt och effektivt arbetsflöde i hela organisationen.

A smiling, bespectacled business professional looks down at a laptop screen, positioned next to a grid displaying the logos of numerous software platforms, including SAP, Oracle, Microsoft 365, Salesforce, and MySQL, representing seamless integration with enterprise applications.
Användningsfall

DocuWare ger mätbara resultat på alla dina viktigaste avdelningar

Icon of a black-outlined shopping cart with a gear resting inside it, representing e-commerce configuration, shopping automation, or product settings.

Inköp

✔ Hantera all inköps- och leverantörsinformation centralt i molnet.
✔ Få tillgång till viktiga dokument som avtal och inköpsorder snabbt och på distans.
✔ Identifiera utgiftsmönster och potentiella möjligheter till besparingar.

Icon of a document displaying a bar chart with an upward-trending arrow, next to two stacks of coins, representing financial growth, accounting, or business reporting.

Ekonomi

✔ Fullständig automatisering av fakturahantering genom matchning med inköpsorder.
✔ Stärka taktiskt och strategiskt finansiellt beslutsfattande.
✔ Få klarhet i avtal och finansiella arrangemang med leverantörer.

Icon of an open hand supporting a group of three stylized human figures, representing HR community.

HR

✔ Säker lagring av alla dina HR-relaterade dokument i digitalt format.
✔ Effektivisera HR-verksamheten, inklusive rekrytering, urval och personaladministration.
✔ Automatisera manuella uppgifter som godkännande av ledigheter och Onboarding-processer.

Icon of a cluster of three overlapping, black-outlined multi-story buildings, representing a company facilities.

Platschef

✔ Digitalisera, automatisera och påskynda hanteringen av dina dokument, inklusive fysisk e-post, underhållsscheman och avtal.
✔ Samarbeta mer effektivt med andra avdelningar och anläggningar.
✔ Säkerställa efterlevnad av GDPR samt hälso- och säkerhetsföreskrifter.

Icon of two hands engaged in a handshake, symbolizing partnership, agreement, deal completion, or a Sales closing.

Försäljning

✔ Centralisera alla försäljningsdokument (offerter, avtal, kundfiler) för omedelbar åtkomst och samarbete från vilken enhet som helst.
✔ Automatisera arbetsflöden för godkännande av offerter och avtal och integrera elektroniska signaturer som uppfyller alla krav.
✔ Följ upp status i realtid för alla förslag och kontrakt för att informera om försäljningsstrategi och prognoser.

Icon of a black-outlined megaphone or loudspeaker with sound waves radiating from the wide end, representing announcement, promotion, communication, or Marketing efforts.

Marknadsföring

✔ Lagra marknadsföringsresurser på en central plats och dela dem med kollegor efter behov.
✔ Arbeta tillsammans med dokument, lägg till kommentarer och övervaka ändringar i realtid.
✔ Utvärdera och mäta framgången för marknadsföringsinitiativ.

JYSK
"DocuWare erbjöd den idealiska kombinationen av säker dokumentlagring och automatiserade arbetsflöden till ett utmärkt pris. Möjligheten att använda molnleveransmodellen var ytterligare en stor fördel."

Liudas Drukteinis,

Business Specialist Coordinator, JYSK

Läs kundberättelsen

Varför Ricoh?

Vad utmärker oss?

Ricoh är en pålitlig global ledare inom digitala tjänster med decennier av erfarenhet inom dokumenthantering och intelligent automatisering. Vår IDP-lösning utmärker sig genom att vi inte bara tillhandahåller teknik - vi levererar helhetslösningar som är skräddarsydda efter dina affärsbehov.

  • Dokumenterad expertis och branschkunskap
  • Leverans av tjänster från början till slut
  • Teknikneutrala och skalbara lösningar
  • Säker och kompatibel genom design
Why Ricoh

Vanliga frågor

Svar på vanliga frågor om DocuWare

Vad kostar Docuware ?

DocuWare Cloud är en molnbaserad tjänst som bygger på en prenumerationsmodell (SaaS), vilket innebär att ni betalar en återkommande avgift (ofta månadsvis eller årsvis)

Månadskostnaden för lösningen baseras på följande faktorer:

Antal Användare: Priset ökar beroende på hur många medarbetare som behöver en licens för att logga in och använda systemet.

Valt Paket (Tier): DocuWare erbjuder olika paket, dessa paket inkluderar en viss uppsättning funktioner och en initial lagringsvolym.

Lagringsvolym: Om er dokumentmängd överskrider den lagringskapacitet som ingår i det valda paketet, tillkommer en kostnad för extra lagring.

Tillägg: Kostnaden kan påverkas om ni behöver avancerade funktioner som AI funktioner, digitala signaturer eller specifika integrationer.

Fördelar: Lägre initiala kostnader, skalbarhet, uppgraderingar ingår, och ingen egen IT-infrastruktur krävs.

DocuWare OnPrem är lösningen där programvaran installeras och drivs på er egen serverinfrastruktur.

Licensmodell: Betalas genom ett engångsköp av äganderättslicenser (Perpetual Licenses). Ni köper licensen en gång och äger sedan rätten att använda programvaran på obestämd tid.

Kostnaden för denna typ av lösning baseras på:

Engångskostnad för programvarulicensen (beror på antal användare och funktionalitet).

Årligt underhållsavtal som måste tecknas för att få tillgång till support och framtida programuppdateringar.

Kostnader för egen IT-drift och serverinfrastruktur (DocuWares kostnad exkluderar detta).

Fördelar: Större kontroll över data och drift, ingen beroende av internetuppkoppling för intern åtkomst

Är DocuWare en molnbaserad eller lokal lösning?

DocuWare OnPrem är lösningen där programvaran installeras och drivs på er egen serverinfrastruktur. DocuWare Cloud är en molnbaserad tjänst som bygger på en prenumerationsmodell (SaaS)

Hur säkert är DocuWare?

DocuWare har genomgått rigorösa revisioner från oberoende tredje parter och har erhållit följande viktiga certifieringar:

SOC 2: Denna certifiering (System and Organisation Controls) är den högsta tillgängliga standarden och bekräftar att DocuWare hanterar kunddata på ett säkert och pålitligt sätt över tid.

ISO/IEC 27001: DocuWare är certifierat för att implementera och kontinuerligt förbättra sitt Information Security Management System (ISMS). Denna internationella standard visar DocuWares åtagande att systematiskt hantera och skydda känslig företagsinformation.

NF203 (för digitala arkiv): Denna franska certifiering, utfärdad av AFNOR Certification och INFOCERT, täcker de funktionella aspekterna av digitala arkiv och bidrar till att säkerställa att lagringen sker på ett tillförlitligt sätt.

Utöver de formella certifieringarna hjälper DocuWare företag att uppfylla viktiga regelverk för dataskydd och regelefterlevnad, till exempel GDPR.

Kan DocuWare komplettera Microsoft365?

DocuWare är inte en konkurrent till Microsoft 365 – det är ett specialistverktyg som förbättrar det ni redan har.

Syftet är att låta 365 (med SharePoint, Teams och OneDrive) sköta det dagliga samarbetet medan DocuWare tar hand om den affärskritiska arkiveringen och regelefterlevnaden.

Användare kan öppna DocuWare-dokument i Office Online (Word, Excel, etc.) direkt från webbläsaren. Dokumentet redigeras då med samtidig redigering (Co-Authoring) via 365-miljön.

DocuWare bryter sig loss från krångliga mappstrukturer genom att använda indexering (metadata). Dokument från en OneDrive-mapp kan importeras, får sina nyckelord (metadata) i DocuWare och blir därefter mycket lättare att hitta, oavsett var de låg tidigare.

Microsoft 365 är där ni samarbetar, DocuWare är där ni arkiverar och automatiserar affärskritiska processer.

Kan DocuWare integreras med vår befintliga programvara?

DocuWare fungerar som ett centralt arkiv och en motor för arbetsflöden och är designat för att sammankoppla och utbyta information med nästan alla andra affärssystem ni använder – oavsett om de är lokala (on-premise) eller molnbaserade.

DocuWare använder flera metoder för att säkerställa att dokument och data flödar sömlöst mellan systemen.

DocuWare använder en REST-baserad API (Application Programming Interface) som gör att DocuWare kan "prata" med andra program (som ert affärssystem, ekonomi- eller HR-program), detta möjliggör dubbelriktat dataflöde vilket innebär att DocuWare kan skicka information (t.ex. fakturaindexdata) till ert system och samtidigt hämta information (t.ex. kundnummer) därifrån för att automatiskt indexera dokument.

Med Smart Connect kan användare söka fram relaterade dokument i DocuWare direkt från gränssnittet i ert befintliga system (t.ex. SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce eller ett lokaltutvecklat system), på detta sätt slipper ni byta skärmar. När ni till exempel tittar på en kund i ert CRM-system, kan ni med ett klick se alla relaterade avtal, e-postmeddelanden och fakturor som är arkiverade i DocuWare.

Dedikerade kopplingar (Connectors): DocuWare erbjuder färdiga, specialutvecklade kopplingar för populära system, såsom Microsoft Outlook och SAP m.fl. Detta gör integrationen enklare och snabbare, denna integration inkluderar även plattformar som SharePoint och Teams, vilket skapar ett sömlöst flöde mellan samarbete (365) och arkivering (DocuWare).

Finns det en mobilapp för DocuWare?

Ja, DocuWare erbjuder mobilappar för både iOS och Android, så att du kan komma åt dokument och hantera arbetsflöden var du än befinner dig, när som helst.

Kontakta oss

Prata med en expert

Ta kontakt med en av våra konsulter och ta reda på hur vi kan hjälpa ditt företag.

Kontakta oss för en rådgivning idag