Ny undersökning från Ricoh visar att den administrativa bördan förvärrar Europas utmaningar när det gäller att behålla medarbetare

• Administrativ press bidrar i allt högre grad till personalomsättning i Europa
• Administrativa krav ensamt har fått 14% av medarbetarna att överväga uppsägning
• Administrativ belastning försämrar arbetsmoral, arbetsmiljö och samarbete
• Nästan var tredje medarbetare oroar sig för att ersättas av AI och automatisering

16 april 2026 – Medan Europa brottas med en ihållande brist på kompetent arbetskraft visar ny forskning från Ricoh att en överbelastning av administrativa uppgifter i allt högre grad bidrar till missnöje och personalomsättning bland medarbetarna. Eftersom nästan hälften av medarbetarna (48%) redan överväger att byta jobb inom de närmaste 12 månaderna, visar resultaten att en alltför stor administrativ börda påverkar hur människor upplever sitt arbete och hur länge de väljer att stanna kvar hos en arbetsgivare.

Endast 43% av de tillfrågade europeiska kontorsanställda uppger att de ägnar större delen av sin arbetsdag åt uppgifter som ger direkt mervärde, medan drygt en fjärdedel (26%) säger att det mesta av deras tid går åt till administrativa uppgifter som inte ingår i deras huvudsakliga arbetsuppgifter. Följaktligen uppger de anställda att de förlorar 15 timmar i veckan på sådana uppgifter – nästan två arbetsdagar.  

Relationer sätts under press

Nästan var femte (18%) arbetstagare medger att administrativa uppgifter numera skapar konflikter eller spänningar inom deras team, medan 14% hyser agg mot kollegor som har en mindre administrativ arbetsbörda. Mindre än en fjärdedel (23%) anser att den administrativa arbetsbördan är jämnt fördelad, och 16% rapporterar om generationskonflikter, där yngre kollegor uppfattas som motvilliga att utföra administrativa uppgifter.

Detta leder till minskad motivation på arbetsplatser över hela Europa, där nästan en fjärdedel av de tillfrågade arbetstagarna (23%) uppger att administrationen begränsar deras produktivitet, medan 19% känner sig mindre motiverade eller oengagerade i arbetet. Samma andel anser att det också hämmar kreativiteten. 

För vissa är pressen tillräckligt stor för att överväga att sluta helt, där 14% medger att de överväger att lämna sin organisation enbart på grund av den administrativa bördan.

Bristande samsyn mellan arbetsgivare och medarbetare

Många medarbetare anser att deras arbetsgivare saknar insikt i den dagliga verkligheten kring administrativa arbetsuppgifter. Endast 18% upplever att arbetsgivaren bryr sig om administrativ överbelastning, medan en fjärdedel (25%) menar att chefer underskattar hur mycket tid administrationen tar.

I takt med att AI och automatisering blir allt vanligare uppger 31% av de tillfrågade att de känner oro inför risken att bli ersatta. Utan tydlig kommunikation om hur tekniken ska införas kan frustration och bristande engagemang fördjupas, vilket i sin tur riskerar att öka personalomsättningen ytterligare.

Michael Vavakis, Chief People Officer, Ricoh Europe säger: ”När människor upplever att stora delar av deras arbetsvecka går åt till repetitiva administrativa uppgifter påverkar det hur meningsfull deras roll känns. Med tiden kan det urholka motivationen, kreativiteten och känslan av att deras tid läggs på arbete som verkligen betyder något. Det är inte förvånande att den pressen för vissa medarbetare blir en avgörande faktor när de ska besluta sig för om de ska stanna kvar eller byta jobb.”

”Det som gör situationen mer komplex är att många organisationer utgår från att nya processer och ny teknik har minskat belastningen. Om medarbetare fortfarande upplever utmaningar i sitt dagliga arbete kan detta perceptionsglapp snabbt och i det tysta erodera förtroendet. Administrativ överbelastning är inte enbart en effektivitetsfråga, utan också en tydlig indikator på hur väl stöttade människor känner sig i dagens arbetsliv.”

”Samtidigt känner många medarbetare oro för vad AI och automatisering innebär för deras roller. När ny teknik introduceras på ett transparent sätt, med tydliga satsningar på kompetensutveckling, bör den inge trygghet snarare än skapa osäkerhet. I slutändan handlar retention om huruvida medarbetare känner sig värderade, stöttade och trygga i att de har en meningsfull plats i organisationens framtid.”

Medarbetarna i undersökningen är tydliga med vad minskade administrativa krav skulle innebära för deras vardag på jobbet. Nästan tre av tio (29%) uppger att de skulle trivas bättre i sitt arbete om de fick större utrymme att fokusera på kreativa uppgifter. En fjärdedel skulle använda tiden till att återhämta sig ordentligt, medan 23% skulle investera den i att utveckla nya kompetenser.

Metod 

Undersökningen omfattade 1 800 medarbetare (23 år och äldre) med inköpsansvar, verksamma inom HR, ekonomi eller fastighet/facility management. Urvalet var jämnt fördelat mellan de tre funktionerna, med naturlig variation avseende företagsstorlek och bransch. Respondenterna var verksamma i Storbritannien, Frankrike, Spanien, Italien, Nederländerna och Tyskland (300 respondenter per land). Datainsamlingen genomfördes under perioden 10–17 november 2025.

Därutöver genomfördes en separat undersökning med 6 000 kontorsanställda i Storbritannien, Nederländerna, Frankrike, Tyskland, Spanien och Italien under perioden 11–17 november 2025.

Undersökningen genomfördes av Opinion Matters. Opinion Matters följer Market Research Societys (MRS) riktlinjer och uppförandekod samt ESOMARs principer, och är även medlem i British Polling Council.