Fyra skäl till varför medelstora företag bör satsa på automatisering

Av David Mills, CEO, Ricoh Europe
Ricoh Sverige, 22 november 2016
I konkurrensutsatta miljöer är hastighet avgörande för framgång. Stora fotbollsspelare skiljer sig från övriga i sin förmåga att ta kontrollerade beslut under snabbt spel. För att klara det satsar de otaliga timmar på repetitioner och träning, för att se till att när de är på plan, är deras teknik automatisk.
Medelstora företag behöver inte spendera oräkneliga timmar på att träna för att nå den automatisering som krävs för att växa snabbare än sina konkurrenter. Med digital teknik kan de automatisera återkommande repetitiva arbetsuppgifter och få tid över till att fokusera på mer komplexa uppgifter och beslutsfattande.

Europas medelstora företag saknar inte ambition – en ny undersökning som Ricoh har sponsrat visar att 38 procent planerar en börsnotering inom en snar framtid men i själva verket är det bara några få medelstora företag som faktiskt växer och blir till storföretag. 93 procent uppger att de upplever att det finns barriärer som hindrar dem från att nå sin fulla potential.

Vissa företag prioriterar snabbhet och rörlighet och arbetar hårt för att överträffa sina konkurrenter. Men ofta saknas kontroll, vilket gör dem oförberedda för framtida utmaningar.

Automatisering tillåter företag att behålla kontrollen även om verksamheten drivs i en hög hastighet. Det blir möjligt att prioritera innovation och överträffa sina konkurrenter.

Fyra skäl till att satsa på automatisering:

1. Förmågan att accelerera den hastighet med vilken du gör affärer
   I finanssektorn är behovet av snabbhet uppenbart. Stora banker och börser arbetar outtröttligt på att minska tiden, även om det bara är en bråkdel av en sekund, för handeln. Lägre produktionskostnader och nya innovativa sätt att göra affärer gör att det aldrig varit lättare att vara snabbare.
   
   Automatisering kan minska den tid som läggs på uppgifter som tidigare var mycket tidskrävande. Detta gör företagen inte bara mer flexibla, det frigör en av deras viktigaste resurser, deras anställdas tid, till mer affärskritiska uppgifter. Dessutom kan de anställda påskynda beslutsfattandet genom att underlätta ett snabbt och korrekt informationsflöde.
2. Större kontroll över fakturering och ekonomi
   Är du osäker på var i företaget du ska starta med automatisering? Du behöver inte gå längre än till din ekonomiavdelning. Ansvarig för att rapportera slutresultatet, är det viktigt att alla processer in och ut är så smidiga som möjligt. Genom att automatisera kassaflödet och ersätta pappersfakturor med elektronisk fakturering kan företag nästan omedelbart påskynda in- och utbetalningar utan att ådra sig betydande kapitalutgifter.
   Ricoh har forskat kring kostnader för traditionella pappersfakturor och det framkom att elektroniska fakturor skulle kunna spara den europeiska offentliga sektorn 40 miljarder euro per år! Om vi utökar det till alla vertikaler är potentialen för kapitalet som frigörs till investeringar i tillväxt astronomiska.
3. Att kunna minska avfall och svinn
   Enkla kontorsuppgifter som startade som ordbehandling, databearbetning och e-post är nu betydligt mer komplicerade. Avancerade kopierings-, skannings och utskriftsprocesser som integrerar system och processer för front- och back office ses alltmer som grundläggande av moderna företag. Automatisering förenklar inte bara dessa processer, den extra fördelen är att även svinn och avfall minskas.
4. Bättre åtkomst till arkiv
   Anställda kräver omedelbar åtkomst till rätt information vid rätt tillfälle. Genom att automatisera skannings- och arkiveringstjänster kan de anställda få tillgång till rätt information när de behöver den. Detta effektiva system sparar tid och pengar. Det skär också ner på tiden det tar att bygga upp och underhålla affärshandlingar.
   
   Ett elektroniskt arkiv förenklar inte bara sökning och extrahering av data, informationssäker dokumentförstöring och dokuments livslängd kan också enkelt hanteras. Dokumentflöden kan förenklas, till exempel när ett dokument ska signeras för att godkänna nästa steg i en process.

Undersökningen visar att Europas medelstora företag kan gå miste om 433 miljarder euro varje år. Detta är en för stor summa att ignorera. För att vinna måste de medelstora företagen kritisk granska sin verksamhet. Om den inte är effektiv är chansen stor att konkurrensen drar ifrån. Nu är det dags att omorganisera verksamheten med en vinnande och skräddarsydd mentalitet.