Förstasida

Insikter

Blogs

Varför flytta från ett traditionellt skrivbords- och rumsbokningssystem till en plattform för arbetsplatsupplevelser

På grund av övergången till mer distansarbete och en större tonvikt på balans mellan arbete och fritid förväntar sig medarbetarna nu flexibla, moderna och användarvänliga arbetsplatser som tillgodoser olika arbetsstilar och arbetstider.

För att möta dessa behov och öka tillfredsställelsen och produktiviteten måste organisationerna anpassa sin arbetsplatsstrategi och teknik och se bortom traditionella verktyg som skrivbords- och rumsbokning. Det innefattar att integrera arbetsplatslösningar som stöder kommunikation, samarbete och medarbetarnas övergripande välbefinnande.

I den här bloggen förklarar vi vad en applikation för upplevelse på arbetsplatsen är, hur den används av organisationer och varför du bör överväga att flytta från ditt system för bokning av skrivbord och rum till en plattform för upplevelse på arbetsplatsen.

Vad är en plattform för upplevelse på arbetsplatsen?

En applikation för arbetsplatsupplevelse är en digital plattform som är utformad för att förbättra den övergripande upplevelsen för medarbetare och besökare när de navigerar i kontorsmiljön. Den effektiviserar olika aspekter av en medarbetares upplevelse av arbetsplatsen genom att samla en sammanhängande uppsättning funktioner, egenskaper och processer på ett ställe. Det gör det möjligt för medarbetarna att planera sin dag på kontoret på ett effektivt sätt. Det fungerar också som ett centraliserat nav för fastighets-, IT- och HR-chefer för att få en rad insikter och analyser om kontorsanvändning och medarbetarnas beteende.

Vad är skillnaden mellan en plattform för upplevelser på arbetsplatsen och ett bokningssystem för skrivbord eller rum?

Dedikerade bokningssystem för skrivbord och rum är främst utformade för att hantera och reservera skrivbord, mötesrum och andra arbetsytor på ett kontor. De viktigaste funktionerna är att visa tillgänglighet i realtid, låta användare boka skrivbord eller rum och hantera bokningar. Även om de kan integreras med kalendrar och kommunikationsverktyg är deras omfattning i allmänhet begränsad till att göra reservationer.

Vissa applikationer för skrivbordsbokning eller rumsbokning kan ge grundläggande analyser av användningen av utrymmen, men de saknar vanligtvis omfattande kapacitet för datainsamling och analys.

Plattformar för arbetsplatsupplevelser kan däremot ta in data från hela arbetsplatsen, inklusive verktyg från tredje part, för att skapa en enhetlig bild av hur arbetsplatsen nyttjas. Med hjälp av dessa omfattande data kan plattformarna leverera tidsbesparande tjänster som avsevärt förbättrar medarbetarnas upplevelse. De är också mycket konfigurerbara.

Vad kan en plattform för arbetsplatsupplevelser erbjuda som traditionella bokningssystem för rum eller skrivbord inte kan?

Som tidigare nämnts erbjuder plattformar för arbetsplatsupplevelser heltäckande lösningar som sträcker sig längre än traditionella bokningssystem för arbetsplatser. Men alla lösningar på marknaden är inte lika bra, och de har många olika funktioner som de kan erbjuda. Så vad bör du leta efter?

Precis som traditionella bokningssystem gör en applikation för medarbetarupplevelsen det möjligt för medarbetarna att boka skrivbord eller mötesrum via en enda app, mobil eller dator. Men ofta kan användarna även boka andra utrymmen, t.ex. parkeringsplatser eller skåp, så att de kan organisera sin resa från början till slut. Med rätt integrationer kan användarna också få tillgång till ytterligare bekvämligheter och tjänster, som till exempel catering.

Lösningar för upplevelser på arbetsplatsen gör det också möjligt för medarbetare att planera sin dag på ett effektivt sätt. Genom att integrera med sensorer och andra moduler och tekniker som interaktiva planlösningar, wayfinding eller interaktiva paneler kan användarna se rumstillgänglighet i realtid, när kollegor finns på kontoret och var de befinner sig eller helt enkelt hitta ett område. Detta hjälper medarbetarna och besökarna att enkelt navigera på kontoret och planera sin arbetsdag på ett effektivt sätt.

Plattformen för upplevelser på arbetsplatsen samlar kontinuerligt in detaljerad data om utrymmesanvändning och medarbetartrender. Detta ger organisationen möjlighet att fatta datadrivna beslut. Som till exempel att implementera strategier för utrymmesoptimering baserat på användarbeteende eller rätt dimensionering av lokaler för att spara kostnader.

Genom att integrera IoT-sensorer kan en plattform för upplevelser på arbetsplatsen också samla in realtidsdata om luftkvalitet, komfort och nyttjandegrad. Det gör det möjligt för organisationer att spåra energiförbrukning och koldioxidavtryck. De kan implementera åtgärder för att skapa en mer hållbar och bekväm arbetsplats.

Den här typen av lösningar för arbetsplatser kan ofta anslutas till populära samarbetsverktyg, sensorer, ytterligare programvara och hårdvaruteknik. Och ibland även andra system som HR-programvara, vilket möjliggör en 360-gradersvy och hantering av upplevelsen på arbetsplatsen. Dessa integrationer gör det möjligt för organisationer att förstärka sin arbetsplatsstrategi för medarbetarna och för verksamheten.

Varför vänder sig företag och organisationer nu till plattformar för upplevelser på arbetsplatsen?

En nyligen genomförd Ricoh-studie utförd av Center for Economic Research visade att en tredjedel av de medarbetarna anser att deras lösning på arbetsplatsen hämmar deras produktivitet. 70% angav att de saknar tekniken för sömlöst samarbete. Medarbetare behöver anpassningsbara arbetsytor för att utföra sitt arbete väl. Organisationer kämpar dock ofta för att möta dessa förväntningar, vilket leder till missnöje och hög personalomsättning.

70% av medarbetarna angav att de saknar tekniken för sömlöst samarbete*

Plattformar för upplevelser på arbetsplatsen hjälper företag och organisationer att uppfylla medarbetarnas förväntningar genom att tillhandahålla teknik som minskar ineffektivitet och gör upplevelsen smidigare. Dessa lösningar för hantering av arbetsplatsen gör det möjligt för organisationer att:

Möjliggör bättre samarbete, komfort och planering av arbetet, vilket leder till en förbättrad medarbetarupplevelse och välbefinnande och en minskad personalomsättning.

Uppfylla organisationens affärsmål, inklusive att skapa och optimera arbetsytor för bättre medarbetarengagemang och produktivitet, samt att rationalisera kontor för kostnadsbesparingar.

Spåra och mät energiförbrukningen. Fatta beslut som bidrar till att uppnå mål för miljömässig hållbarhet och styrning.

A group of graphic people with one pink and one black

Bland de medarbetare som överväger att lämna sitt jobb under de kommande 12 månaderna, säger 1 av 3 att de skulle tänka om om de hade bättre flexibla arbetsvillkor*.

* Ricoh Europes undersökning 2024 om tillfredsställelse genom arbete

Vad göra härnäst?

Läs vår Inköpsguide för plattformar för upplevelser på arbetsplatsen för att lära dig mer och få användbara insikter som hjälper dig att välja rätt lösning för din organisation.

LÄS GUIDEN