Varför en investering i en plattform för Workplace Experience (Upplevelser på arbetsplatsen) kan stärka dina medarbetare

Facilities manager: Förbättra besökares och medarbetares upplevelser på arbetsplatsen

Facility managers får regelbundet i uppgift att välkomna besökare och VIP-personer och se till att de får en smidig upplevelse på plats. Det sista du vill är att låta dina besökare vänta i receptionen eller be dem fylla i oändliga formulär innan de får komma in på platsen.

Användning av RICOH Spaces hjälper till att ta bort den friktionen. Du kan planera hela besöket i plattformen, skicka inbjudningar och frågeformulär för att kontrollera om besökaren har behov av tillgänglighet, parkering eller särskilld kost, samt elektroniska formulär eller sekretessavtal som de måste underteckna. Baserat på besökarens svar kan du boka rum, begära extra AV-utrustning, beställa catering och reservera parkering eller cykelställ.

När besökare anländer till platsen anger de en PIN-kod på en digital panel, skriver ut ett passerkort och meddelar dig automatiskt att du ska hälsa dem välkomna. Det är snabbt och enkelt, minskar väntetiden i receptionen och bidrar till att besökarna omedelbart får ett positivt intryck av ditt företag.

Facility managers kommer att ägna sin tid åt att utforska arbetsplatsanalyserna i RICOH Spaces. Miljösensorer kan t.ex. mäta ljus, buller, temperatur, luftfuktighet och lufttryck, så att du kan göra kontinuerliga justeringar av värme-, ventilations- och belysningssystem för att förbättra medarbetarnas komfort och välbefinnande. På samma sätt bidrar beläggningsdata i realtid till att stödja beredskapen för nödsituationer, i händelse av en incident som kräver omedelbar evakuering.

HR: Stöder flexibelt, produktivt och samarbetsinriktat hybridarbete

För ditt HR-team kan de analytiska instrumentpanelerna hjälpa till att följa upp effektiviteten i dina policyer för hybridarbete. Du kan se data om när och hur ofta medarbetarna är på kontoret och göra val om hur du kan stärka kontakter och kultur. Om medarbetarna sällan använder kontoret kan du anordna gruppaktiviteter på plats för att uppmuntra till samarbete. Och för att hjälpa medarbetare med funktionsnedsättningar kan du markera rum med rullstolsåtkomst och tillgänglighetsstolar på planritningar i plattformen. 

RICOH Spaces kan också spela en roll i dina rekryterings- och talanghanteringsinsatser. Genom att ge medarbetarna tillgång till smidiga, användarvänliga lösningar positionerar du din organisation som en innovatör, vilket bidrar till att göra er attraktiva för begåvade kandidater, särskilt yngre personer som är digitalt nyfikna.

Workplace consultants Uncoded har nyligen infört RICOH Spaces på sitt kontor i London. Deras marknadschef sa så här om plattformen: "När vi fortsätter att växa hjälper det oss att attrahera och behålla de bästa talangerna genom att ge våra medarbetare tillgång till de senaste digitala möjligheterna."

Verksamhetsteam: Hantera arbetsytan på ett effektivt sätt

Med RICOH Spaces blir livet enklare även för verksamhetsteamen. Till att börja med hanteras all utrymmesbokning via en central plattform – medarbetarna kan logga in via webbläsare eller app för att boka skrivbord, möteslokaler, samarbetszoner, skåp, parkeringsplatser, cykelställ, etc. De kan planera hela sin dag innan de lämnar hemmet och behöver inte förlora tid på att leta efter plats när de kommer fram. Företag inom kapitalförvaltning Evelyn Partners använder plattformen för att hantera fler än 1 150 skrivbord och 125 cykelutrymmen.

RICOH Spaces gör det möjligt för verksamhetsteamen att hantera arbetsytan smidigare än någonsin. Beläggningsdata i realtid kan hjälpa dem att följa hur medarbetarna använder utrymmena och om det finns behov av att ompröva och optimera layouter och design. Om du till exempel upptäcker att medarbetarna föredrar att använda kontoret för idéskapande i grupp snarare än för individuellt arbete kan du vidta åtgärder för att lägga till fler samarbetszoner och mötesrum.

Ekonomiavdelning: Minskade fastighets- och energikostnader

I RICOH Spaces kan ekonomiavdelningar följa långsiktiga trender för kontorsanvändning för att säkerställa en positiv avkastning på kapital, både ur ett välbefinnandeperspektiv och ett utrymmesanvändningsperspektiv. Dessa insikter kommer att möjliggöra smartare, datadrivna beslut om hur dina lokaler används. Det gör att du kan frigöra utrymme för personligt samarbete, lägga till kommunikationshubbar eller minska antalet möteslokaler beroende på dina medarbetares behov. 

Till exempel när det stora flygbolaget easyJet implementerade RICOH Spaces för att stödja sin hybridarbetsstrategi, upptäckte de snart att de inte längre behövde så mycket utrymme på huvudkontoret och att de kunde förbättra den övergripande produktiviteten och samarbetet för sina team.

Genom att integrera energisensorer med RICOH Spaces kan ekonomiavdelningarna dessutom få detaljerade insikter om elanvändning och kostnader på arbetsplatsen. Med den informationen kan du identifiera möjligheter att sänka energikostnaderna och införa miljövänligare verksamhetspraxis, som att stänga av IT-utrustning i slutet av varje dag eller tilläggsisolera för att minska värmeförlusterna.