Småföretag finner större flexibilitet och säkerhet med ett nytt tillvägagångssätt för utskrifter.

image

Håll dig smidig och bygg för en starkare digital framtid genom att se bortom traditionell utskrift

Som ett småföretag är det viktigt att den teknologi du investerar i gör nytta. Den moderna arbetsplatsen utvecklas ständigt, påverkad av nya kund- och medarbetarförväntningar, den ständiga framfarten av teknologi och växande hot mot cybersäkerheten. Samtidigt kan du jonglera flera roller och uppgifter med begränsade resurser och kapacitet, vilket påverkar din tid och effektivitet. Allt detta kan fungera som en distraktion från det som betyder mest: att växa ditt företag.

I den kontexten är det förståeligt att bara vilja ha en utskriftsenhet som fungerar – som kommer att skriva ut, skanna och kopiera. Men tillför det verkligen värde till ditt företag? Vad sägs om om du kunde ha skrivare som också möjliggör mer flexibelt arbete, skapar strömlinjeformade digitala dokumentflöden, utan att behöva spendera en stor första kostnad?

Att anta ett nytt tillvägagångssätt för utskrift gör att företag kan optimera sina utskriftsprocesser och arbetsflödeseffektiviteter som hjälper till att förbättra produktiviteten, öka flexibiliteten, förbättra säkerheten och minska kostnaderna. Anpassat till de tids- och resursutmaningar som småföretag står inför, erbjuder övergången till ett 'hanterat' avtal också en nivå av förutsägbarhet och service-stöd som vanligtvis bara är tillgängligt för större organisationer.

Vad är hanterade utskriftslösningar?

Precis som vilken betydande teknik som helst i ditt företag kommer utskriftsenheter med sin egen administrativa börda. Någon behöver installera det, ordna support om det går sönder, och köpa papper, toner och andra förbrukningsvaror i god tid innan de tar slut. Genom att erbjuda fjärrstyrd enhetsadministration, utskriftskonfiguration, automatisk tonerbeställning och intelligent fjärrsupport kan utskriftsleverantörer göra allt det hårda arbetet åt dig och paketera allt i ett hyres- eller leasingavtal. Det är vad vi kallar 'hanterad utskrift'. Det innebär inget mer att gå tom för toner halvvägs genom utskrift av ett avgörande dokument, inget mer 'skrivbordsunderhåll' från någon vars tid är bättre spenderad på uppgifter med högre värde och naturligtvis bättre kontroll över kostnaderna.

Vissa lösningar går längre och kan också stödja dina digitaliseringsinsatser genom att strömlinjeforma processer för skannade dokument eller automatisera rutinuppgifter, vilket hjälper till att lätta på bördan. Genom att flytta utskrifter till molnet ser du till att dokument är tillgängliga för alla i ditt team, var som helst och säkert.

1. Hanterade utskriftslösningar sparar tid.

Det finns aldrig tillräckligt med timmar på dagen. Genom att frigöra tid så att du kan fokusera på det som är viktigare, är hanterad utskrift det praktiska valet för småföretagsägare.

När det kommer till installation och konfiguration tas allt hand om av någon som kommer att komma på plats för att ansluta enheten till molnet samt till era interna system. För regelbunden underhåll, förvänta dig inga tredjepartsentreprenörer eller offshore callcenter, bara vänligt stöd från Ricoh-expert i landet när du behöver det. Utöver underhåll får du också intelligent fjärrsupport och rapportering, vilket genererar insikter om hur dina skrivare används så att du kan omorganisera resurserna för att matcha dina behov. Och du kan välja att lägga till toner, papper och förbrukningsvaror i ditt avtal för att få automatisk beställning, så att du aldrig tar slut igen.

Small businesses find greater flexibility

2. Smidig överföring av dina skannade dokument till molnet

Utöver att minska administrativa bördan av enhetsägande kan hanterad utskrift också hjälpa till att framtidssäkra ditt företag genom att digitalisera dokument och automatisera processer för att förbättra flexibiliteten, möjliggöra nya arbetssätt och ytterligare spara tid och pengar. Genom att ha tillgång till de senaste molnaktiverade enheterna och applikationerna kan dokument digitaliseras vid källan, vilket gör informationen mer tillgänglig och redo för samarbete. OCR-skanning "läser" dina dokument, vilket innebär att de blir redigerbara, sökbara och mindre att lagra och dela, vilket öppnar upp för en mängd potentiella arbetsflöden som gör affärsverksamheten enklare.

Smart utskriftsprogramvara möjliggör också att du kan skapa automatiserade arbetsflöden, såsom att automatiskt skicka alla fysiska fakturor eller räkningar till en dedikerad mapp för leverantörsfakturor eller att lagra anbudspapper i en överensstämmelsemapp i molnet, till exempel. När dessa arbetsflöden väl är etablerade kan de utvecklas och förbättras för att ytterligare effektivisera tidskrävande och repetitiva processer, vilket frigör ditt team för att fokusera på mer värdefulla aktiviteter. Med hanterad utskrift kan du sömlöst samarbeta var som helst, på vilken enhet som helst, samtidigt som du behåller absolut säkerhet.

Small businesses find greater flexibility

3. Förbättrad säkerhet

De flesta småföretag är omedvetna om risken som oskyddade kantenheter som skrivare kan utgöra för säkerheten. Eftersom skrivare är anslutna till nätverk och enheter (och används för att hantera känsliga data) utgör de ofta en måltavla för hackers. Utskriftsleverantörer erbjuder nu integrerade säkerhetsförbättringsfunktioner för att skydda din infrastruktur, upprätthålla dataskydd och göra efterlevnaden enklare. Genom att använda den senaste hård- och mjukvaran får du sinnesfrid – plus intelligent fjärrsupport och underhåll innebär att enheter är patchade omedelbart, vilket väsentligt förminskar fönstret för möjligheter till cyberattacker.

Small businesses find greater flexibility

4. Minska och hantera kostnader

Skrivare kan vara en dyr men avgörande initial investering för de flesta småföretag. Genom att erbjuda möjligheten att hyra enheter istället för att köpa dem direkt, dämpas kostnaden. Den här övergången – från CapEx till OpEx på din balansräkning – gör kostnaden helt förutsägbar, med fördelen att automatiskt förnya eller ersätta enheten med den senaste uppgraderingen vid avtalstidens slut, på samma sätt som din telefonuppgörelse. Det är också det flexibla valet, vilket ger möjlighet att anpassa om dina behov av kontorsutskrifter förändras. Med hanterad utskrift belastas du inte av en dyr tillgång eller är låst av ett oflexibelt, förbetalt avtal.

Small businesses find greater flexibility

Vad gör Ricohs hanterade utskriftslösningar till det bästa valet för småföretag?

Ricohs Essential Print-lösningar för småföretag har utformats för att möta de utmaningar som marknaden står inför. Vi förstår att tiden är knapp, teknologi är en avgörande investering som behöver ge avkastning, och att du behöver mer än "tillräckligt bra" för att växa ditt företag. Därför möjliggör våra lösningar mer produktivitet, bättre samarbete och förbättrad säkerhet. Du får alla fördelar med en engagerad teknologipartner men levererat som en kostnadseffektiv paketering. Som din digitala tjänsteleverantör vill vi befria dig för att uppnå mer, säkert stödja dina medarbetare och vara mer smidiga och produktiva.

Harald List

Harald List

Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe