Hur automatiserad dokumenthantering möjliggör effektivare rekrytering och onboarding
När CIPD tillfrågade 1 000 HR-chefer 2024visade det sig att 69% ansåg att konkurrensen om talanger hade ökat under det senaste året och 64% rapporterade svårigheter att locka till sig sökanden. För att lyckas på denna extremt konkurrensutsatta arbetsmarknad är det viktigt att agera snabbt för att engagera de bästa kandidaterna.
Men vid så många avgörande tillfällen bromsas rekryterarna av att hantera och bearbeta dokumentation, oavsett om det är ansökningsdokument som CV och följebrev eller anställningsdokument som erbjudandebrev, avtal och all dokumentation från den nya arbetsgivaren. Om ni anställer många blir den administrativa bördan ännu mer överväldigande.
Genom att automatisera dokumenthanteringen kan pressade HR-avdelningar öka sin effektivitet och produktivitet. Vi har till exempel hjälpt ett snabbväxande detaljhandelsföretag B&M att förkorta deras onboardingtider för introduktion av nya medarbetare från två veckor till bara 48 timmar genom att ersätta komplicerade pappersformulär med effektiva, automatiserade dokumentarbetsflöden.
Avancerade lösningar för automatiserad dokumenthantering utgör hörnstenen i snabbare och mer sömlösa arbetsflöden. Genom att integrera automatisering i anställningscykeln förbättras upplevelsen för rekryterare och kandidater, och viktiga nyckeltal som tid till anställning och anställningskvalitet förbättras.
69% av HR-cheferna ansåg att konkurrensen om talangerna hade ökat under det senaste året.
Vad är automatiserad dokumenthantering?
Automatiserad dokumenthantering är en form av processautomation - en metod för att effektivisera arbetet genom att ersätta mänsklig input med automatiserade arbetsflöden. När ni implementerar automatiserad dokumenthantering får ni ett rikt ekosystem av digitala verktyg för att bearbeta och lagra kritisk information och dokumentation. Automatiserade lösningar gör att ni automatiskt kan generera, fånga, klassificera, dela, spåra, godkänna och arkivera dokument, allt i en centraliserad plattform.
Under rekrytering och onboarding finns det många dokumenthanteringsuppgifter att hantera, från att skapa platsannonser till att lagra undertecknade anställningsavtal. Information om kandidaterna måste ofta samlas in från olika dokument och matas in i HR-system. Detta kan vara tråkigt, repetitivt och tidskrävande när det utförs manuellt.
Automatiserad dokumenthantering möjliggör mer konsekventa, strukturerade och smidiga rekryterings- och onboardingprocesser. Om ni ökar rekryteringen för att stödja organisationens tillväxt gör automatiserade arbetsflöden det enklare att hantera större volymer av ansökningar och anställningar.
Hur kan automatisering optimera arbetsflödena för rekrytering och onboarding?
Ett av de viktigaste stegen i automatiseringsresan är att engagera medlemmarna i rekryteringsteamet och samla in feedback om nuvarande dokumentprocesser. Att kartlägga smärtpunkter hjälper dig att identifiera områden där automatisering ger störst effekt. Ledande företag har gjort stora förbättringar med automatisering inom följande områden: Ledande organisationer har uppnått betydande fördelar genom att integrera automatisering i sina rekryterings- och onboardingprocesser, bland annat
1. Effektiviserad rekrytering och onboarding
De senaste applikationerna för dokumenthantering kan automatiskt generera och distribuera dokument till kandidater och interna HR-intressenter. Det kan handla om ansökningsformulär och frågeformulär i början av processen, jobberbjudanden och kontrakt när rekryterare är redo att anställa och onboarding-dokument som hjälper till att förbereda den första anställningsdagen. Centraliserad lagring gör det också möjligt för HR att arbeta på ett verkligt smidigt sätt och använda snabba sökordssökningar för att hitta relevanta dokument.
2. Digitala godkännanden
Flera rekryterings- och onboardingsteg kräver formell godkännande och autentisering från den interna ledningen och kandidaterna. Automatiserade dokumenthanteringssystem erbjuder verktyg som gör det möjligt för användare att verifiera dokument digitalt och eliminera den extra tid och de kostnader som uppstår när pappersformulär skickas ut. De skickar också automatiskt uppdateringar och påminnelser så att gransknings- och godkännandeprocesserna inte fastnar. Integration av e-signaturer kan också hjälpa team att hantera kontrakt och signaturer digitalt, så att hela arbetsflödet effektiviseras.
3. Möjliggöra datadriven efterlevnad och säkerhet
När rekryterare redigerar eller uppdaterar dokument kan automatiserade dokumenthanteringslösningar spåra och logga ändringar och lagra alla tidigare versioner för enkel referens. Detta säkerställer att ni kan komma åt den senaste versionen av alla objekt, samt ger en fullständig verifieringskedja med fullständig information om när, varför och vem som gjorde ändringar.
4. Optimerad informationsbehandling
Moderna dokumenthanteringssystem erbjuder sömlös integration med många specialiserade ATS- och HR-informationssystem (HRIS). När dokumenten anländer kan automatiserade lösningar läsa, extrahera och sedan överföra data direkt till ATS eller HRIS, vilket ersätter överflödig manuell inmatning.
5. Förbättrat dataskydd
Automatiserade dokumenthanteringslösningar lagrar inkommande dokument i ett centralt arkiv, med robusta säkerhetsprotokoll och åtkomstkontroller för att skydda personuppgifter och säkerställa efterlevnad av GDPR, dataskyddslagen och andra skyddsbestämmelser.
En inverkan i den verkliga världen
B&M, ett stort detaljhandelsföretag, har själva fått uppleva fördelarna med automatiserad dokumenthantering. Genom att ersätta pappersblanketterna som skickades till huvudkontoret med automatiserade arbetsflöden kunde de minska tiden för introduktion, effektivisera introduktionsprocessen och skala upp verksamheten så att de kunde anställa upp till 100 personer per vecka.
Detta stämmer överens med resultaten från Society for Human Resource Management (SHRM), som visade att mer än två av tre HR-medarbetare har minskat tiden för att tillsätta lediga roller med hjälp av automatisering.
Hitta en pålitlig partner för dokumenthantering
För att din automatiseringsresa ska bli framgångsrik krävs detaljerad planering, tidigt användarengagemang, en lösning som stöder automatisering i stor skala och en expertpartner. Från inledande konsultation till utrullning av lösningen hjälper din partner dig att undvika vanliga fallgropar och ser till att ni får snabb tid till värde. Utbildning och support underlättar övergången till de nya arbetssätten.
Automatiserad dokumenthantering har kraften att omvandla hastigheten och effektiviteten i era rekryteringsarbetsflöden. När automatisering hanterar tidigare manuellt arbete kan rekryterare naturligt fokusera på strategiska prioriteringar som kommer att driva på organisatorisk framgång.
Vill ni lära er mer om automatisering av rekrytering och onboarding?
Ladda ned vår guide "Framtidens rekrytering: Öka effektiviteten med automatisering av HR-dokument" och ta del av verkliga resultat från företag som använder dokumentautomatisering inom HR.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
Kontakta oss
Prata med en Ricoh-expert
Förändra din arbetsplats med Ricohs företagslösningar.
Öka effektiviteten, minska kostnaderna och påskynda din resa mot digital transformation.