Från dokumentskåp till molnet: utskriftsenheternas roll i digitalisering och automatisering av arbetsflöden

Från dokumentskåp till molnet: utskriftsenheternas roll i digitalisering och automatisering av arbetsflöden

image

Eftersom digitaliseringen fortsätter att förändra vårt sätt att arbeta kan det vara rimligt att tro att utskriftsenheter inte längre har någon större betydelse på dagens arbetsplats. Men det är faktiskt väldigt långt ifrån sanningen. Utskriftsinfrastrukturerna är välmående och fortsätter att utvecklas, vilket ger dem en central roll i digitalisering liksom i automatisering av arbetsflöden för dokument.

I den här artikeln förklarar jag varför IT- och driftsansvariga är på rätt väg när de införlivar intelligenta utskriftsenheter i sina digitaliseringsplaner. Jag kommer också att ge tips och råd om hur ni får ut det bästa av er digitala utskriftsinfrastruktur.

Behovet av utskriftsenheter i en digital värld

Låt mig först dela med mig av några aktuella forskningsresultat. I en nyligen publicerad Quocirca -rapport, accelererar över två tredjedelar (69%) av de organisationer som använder managerade utskriftstjänster (MPS) sina digitaliseringsplaner jämfört med 40 % bland dem som inte använder MPS. Nästan två tredjedelar (65%) av IT-beslutsfattarna säger att det är extremt eller mycket viktigt att deras utskriftsleverantör också kan leverera automatisering av affärsprocesser.

Trots betydande initiativ för att digitalisera kommer organisationer att fortsätta vara beroende av utskrifter. Medan 46% av dem som påskyndar digitaliseringsplanerna förväntar sig att utskriftsvolymerna kommer att minska mellan nu och 2025, förväntar sig 38% en ökning. Detta återspeglar den pågående övergången till ett "mindre pappersbaserat" snarare än ett helt pappersfritt kontor.

Varför är skrivare avgörande för digitaliseringen?

Även om varje organisation har sina egna nyanser kommer det oundvikligen fortfarande att finnas tillfällen där fysiska dokument är mycket nödvändiga, så att hitta rätt balans och utforma en utskriftsinfrastruktur för att optimera den digitala resan är grundläggande för en digitaliseringsstrategi.
Moderna multifunktionsskrivare är långt ifrån traditionella pappersbaserade enheter, utan är nu mycket mångsidiga, programmerbara digitala verktyg. Med ett strategiskt tillvägagångssätt kan dessa enheter ge ett betydande mervärde, optimera affärsverksamheten och öppna upp för mer flexibla arbetssätt.

Moderna molnaktiverade enheter, som RICOHs IM-C-serie, är kraftfulla digitala nav som fungerar i hela dokumentarbetsflödet och gör det möjligt för användare att digitalisera och skriva ut dokument efter behov. Oavsett om det handlar om att digitalisera fysiska dokument direkt till automatiserade arbetsflöden via Office 365, SharePoint och andra molnbaserade applikationer. Eller konvertera digitala dokument till fysiska tillgångar från skrivbordet eller en mobil enhet från valfri plats direkt till en central plats för distribution.


Överbrygga klyftan mellan papper och digitalt

Låt oss fundera på hur molnanslutna utskriftsenheter kan omvandla skannade dokument till redigerbara och sökbara digitala format, vilket ger flera fördelar för organisationer och medarbetare. Till exempel:

  • Effektivitet: Sökbara dokument gör det mycket lättare att snabbt hitta specifik information. Sök på nyckelord eller fraser för att hitta information. Detta möjliggör snabbare dokumentbearbetning och hjälper medarbetarna att fokusera på mer värdefulla uppgifter.
  • Samarbete: Flera medarbetare kan samarbeta på digitala dokument, även om de arbetar på distans. Detta främjar bättre kommunikation och teamarbete inom organisationen.
  • Noggrannhet: Manuell inmatning av data från pappersdokument kan leda till fel. Skanning och konvertering av dokument till digitala format minimerar risken för fel och säkerställer högre noggrannhet i data.
  • Förbättrad Säkerhet: Digitala dokument kan lagras säkrare och hanteras enklare än pappersdokument. Åtkomst till digitala filer kan kontrolleras och övervakas, och känslig information kan krypteras eller skyddas med lösenord.
  • Miljömässig Inverkan: Minskad pappersanvändning genom digitalisering bidrar till att minska organisationens miljöpåverkan. Detta gynnar miljön och stärker företagets arbete med hållbarhet och socialt ansvarstagande.

Varför samarbeta med en specialiserad leverantör av managerade utskrifts- och automatiseringstjänster?

Förvaltning av en utskriftsinfrastruktur kan vara tidskrävande. Kontakter med utskriftsleverantörer, övervakning av serviceavtal, lagerhantering av förbrukningsvaror och felsökning av problem är alla distraktioner som belastar de interna resurserna. 

Som man kan se inom många affärsområden är outsourcing en mycket effektiv lösning. Det säkerställer också att du får råd om bästa praxis, betydande expertis, den senaste och mest hållbara tekniken och kan ofta minska kostnaderna. Det är därför samarbete med en expertleverantör av managerade utskrifts- och automatiseringstjänster (MP&AS) är affärsmässigt förnuftigt. 

Rätt partner kommer också att tillhandahålla expertis utöver utskrifter. De kommer att fokusera på hela utskriftsinfrastrukturen och ge vägledning om produktivitet och effektivitet, lagring och utnyttjande av data. Detta leder till att processerna automatiseras, arbetsflödena effektiviseras och tekniken förfinas. 

Med digitalisering som strategiskt mål, kan samarbete med en specialiserad leverantör av MP&AS vara omvälvande och bidra till att organisationen uppnår sina mål. 

Hur väljer man rätt leverantör av managerad utskrift?


Här är några viktiga saker att tänka på:
  • Erfarenhet av digital transformation: Leta efter en kunnig leverantör med dokumenterad erfarenhet av att hjälpa organisationer att övergå från pappersbaserade till digitala arbetsflöden.
  • Mer än bara teknik: Leta efter mer än bara teknikerbjudanden. En tillförlitlig leverantör bör ge råd om bästa praxis och hjälpa er att införa nya metoder för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden.
  • Expertis inom förändringsarbete: Välj en leverantör med goda meriter inom organisatoriskt förändringsarbete, som kan hjälpa ditt företag att införa förbättrade arbetsrutiner.
  • Branschförståelse: Välj en leverantör med erfarenhet från olika branscher, som kan skräddarsy sina erbjudanden efter de unika behoven i din bransch, eftersom varje sektor har sina egna unika krav och nyanser.
  • Stöd för alla företagsstorlekar: Se till att leverantören kan stödja både små och stora företag och erbjuda den infrastruktur, vägledning och stöd som behövs för er digitala övergång oavsett er storlek och plats.

Sätt fart på er resa in i digitalisering och automatisering av arbetsflöden

Omställningen från dokumentskåp till molnet i er digitala transformationsresa kräver en leverantör av digitala arbetsplatstjänster som kombinerar managerade utskrifts- och automatiseringstjänster, automatisering av dokumentarbetsflöden och förändringsarbete. En partner som verkligen förstår landskapet och anpassar sig till din organisations behov, mål och värderingar. 
 
Ricoh utmärker sig på alla dessa områden och har nyligen fått mycket beröm i den senaste IDC MarketScape-rapport om transformation av utskriftstjänster.
Harald List

Harald List

Direktör EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe