Många avdelningar för leverantörsreskontra förlitar sig fortfarande på föråldrade manuella processer som tenderar att vara kaotiska och tidskrävande. Detta tillvägagångssätt leder ofta till uteblivna eller sena betalningar och fakturahanteringsfel som kan få kostsamma konsekvenser för verksamheten, skada kundrelationer och påverka resultatet.   

Automatisering av leverantörsreskontra är ett nödvändigt steg framåt för ekonomiavdelningar. De som använder ett holistiskt tillvägagångssätt för att automatisera leverantörsreskontra kan förbättra den ekonomiska effektiviteten och kassaflödet. 

#1 Spara tid och pengar

För leverantörsreskontra-team är tid bokstavligen pengar. Att manuellt mata in utgiftsrapporter, bearbeta fakturor och skapa vinst- och förlustrapporter är arbetskrävande och kan resultera i sena betalningar och straffavgifter, vilket skadar kreditbetyget. Ytterligare flaskhalsar orsakas av tid som ägnas åt att leta efter saknade papperskopior av fakturor eller försöka hålla reda på var fakturorna finns i arbetsflödet. 

Automatisering skär ner på kostsamma, tidskrävande manuella processer genom att dirigera fakturor till säker elektronisk lagring. Fakturor i valfritt format hämtas automatiskt, lagras i ett centraliserat, sökbart arkiv och dirigeras till lämpliga kontakter som behövs för godkännande med förprogrammerade arbetsflöden. Genom att effektivisera rutinuppgifter kan dina medarbetare inom ekonomi, anta en mer strategisk roll och samarbeta med företagsledare för att förbättra prestanda.

#2 Stärk kundrelationer

Snabbheten, noggrannheten och tillförlitligheten hos ditt leverantörsreskontra-team kan få sunda leverantörsrelationer att lyckas eller misslyckas. Missade eller sena betalningar, fakturafel, dubbletter av fakturor, fakturabedrägerier eller andra problem i leverantörsbetalnings-processen kan skada din relation med nuvarande leverantörer och ditt rykte som en pålitlig kund hos andra. 

Med automatisera leverantörsreskontra förkortas betalningscyklerna avsevärt, vilket ger dig en starkare position för att förhandla fram rabatter eller förmånligare betalningsvillkor. När leverantörer inte behöver jaga dig för sena betalningar eller faktureringsfel kan du vinna deras lojalitet och skapa möjligheter att vidareutveckla lönsamma relationer med leverantörer.  

#3 Förbättra noggrannheten

Leverantörsreskontrafel är kostsamma och kan ta tid att rätta till. Att manuellt mata in fakturadata och skicka papperskopior av fakturor mellan olika avdelningar leder ofta till felaktig data, försenade svar och bristande transparens. Utan en tydlig och korrekt översikt kan fakturor lämnas obehandlade, betalningar kan missas, dupliceras eller hanteras felaktigt.

Automatisering av leverantörsreskontra hanterar verifiering och varnar dig för eventuella avvikelser som dubbletter eller olagliga fakturor, vilket gör det lättare att identifiera och korrigera eventuella problem innan de eskalerar. Med ett centraliserat, sökbart arkiv och översikt över hela processen kan di medarbetare snabbt dubbelkontrollera när en faktura registrerades, var den är nu och vem som senast fick åtkomst till den. Detta minskar tiden avsevärt och eliminerar de flesta förfrågningar, eftersom medarbetare, ekonomi och leverantörer har tillgång till självbetjäning till faktura- och betalningsstatus.

#4 Kontrollera kassaflödet

När det gäller att kontrollera kassaflödet är insyn i hur och var du spenderar pengar viktigt. Utan en tydlig överblick kan utgifterna börja krypa upp utan att du märker det, eller så kan olönsamma leverantörsrelationer gå obemärkt förbi. 

Automatisering gör att du kan granska utgifterna på en detaljerad nivå, vilket gör att du kan spåra leverantörers prestanda och undersöka leverantörskrav om avkastning på investeringen (ROI). En effektiv och transparent kassaflödesprocess hjälper dig också att bättre betjäna leverantörer genom att tillhandahålla en självbetjäningsportal med tillgång till deras egna fakturor, betalningsstatus och annan nyckelinformation.

#5 Öka efterlevnad och regelefterlevnad

Möjligheten att spåra varje affärstransaktion utan luckor och hålla konfidentiell information säker är ett måste för alla leverantörsreskontra-team. Papper gör denna process svårare att hantera och äventyrar säkerheten för potentiellt känslig information. 

Automatisering ger fullständig och korrekt dokumentation av alla affärstransaktioner så att du kan följa ett tydligt revisionsspår för rapportering. Inte bara bokförda register från den period som granskas, utan även e-post, brev eller kontrakt kopplade till dessa poster kan på några sekunder lämnas in till skattemyndigheten eller externa revisorer. 

Ett rättighetsbaserat säkerhetssystem skyddar mot obehörig åtkomst och manipulation medan flera krypteringslager ser till att allt förblir korrekt och konfidentiellt. Alla regeländringar medför automatiskt programuppdateringar i molnet, allt för att säkerställa sinnesfrid.

#6 Enkel att implementera. Snabbt att värdera.

Även om varje förändring kan framstå som ett stort hinder. Att automatisera din leverantörsreskontraprocess är mycket enklare än du kanske tror. Idag finns det ett flertal automatiserade lösningar för leverantörsreskontra, som lämpar sig för mellanmarknaden och som kan installeras och köras på några veckor. Förkonfigurerade och skräddarsydda för ditt företag kan de integreras sömlöst med dina befintliga system och kräver ingen expertkunskap för att använda systemet.