Hosted Fax

Kostnadsminskning
I rådande ekonomiskt klimat söker företagen efter nya sätt att minska utgifterna och öka översikten över de återstående kostnaderna. Hosted Fax hjälper företagen hantera sina kostnader genom att erbjuda attraktiva sidpaket som kan ersätta dyr linjehyra och investeringar i faxservrar. Kostnaderna sänks avsevärt då samtalskostnaderna byggs in i kostnaderna för Internettjänsten och de löpande kostnaderna för en faxserver elimineras.

Sinnesfrid
Information av avgörande vikt och nya affärer kommuniceras ofta via fax. Ricohs Hosted Fax gör faxningen à jour genom att ta Internet-teknologin i bruk. Fax sänds och tas emot säkert varmed risken för ett potentiellt säkerhetsbrott minskas och företagen får förtroende för att livsviktiga fax inte försvinner eller tappas bort. Dessutom kan faxen sparas i en e-postmapp eller ett e-postarkiv som sedan kan skrivas ut enkelt och i enlighet med företagets policyer för dokumentkontroll.

Total enkelhet
Ska företagen acceptera Ricohs Hosted Fax-lösning är det viktigt att faxning blir lika enkel som e-post samtidigt som möjligheten att sända fax på det gamla beprövade sättet behålls. Ett unikt grafiskt användargränssnitt som utformats speciellt av Ricoh gör att fax kan sändas från en av Ricohs multifunktionella produkter med total enkelhet. Ricohs multifunktionsprodukt tolkar faxnumret som en e-postadress - man behöver inte slå 9:an för att komma ut på en utgående linje; skriv bara in faxnumret och sänd.

Total enkelhet:
Med det förenklade grafiska användargränssnittet på Ricohs multifunktionsmaskiner kan fax sändas, till skillnad mot andra faxlösningar via värd, på traditionellt sätt, genom att mata in ett telefonnummer i stället för numret plus en e-postadress. Detta gör Ricohs Hosted Fax effektiv och intuitiv. Dessutom kan man tillgå LDAP-kataloger på multifunktionsmaskinen, vilket gör att det blir lika snabbt och enkelt att faxa som att sända e-post.

Ökad säkerhet:
En lösning med fax via värd är säkrare än traditionell faxning eftersom sekretessen för känslig information kan upprätthållas och fax kan hanteras på samma sätt som e-postmeddelanden i enlighet med företagets policyer för dokumentkontroll och IT. Inkommande fax travar sig inte längre vid en maskin i väntan på distribution till avsedd mottagare eller går förlorade på grund av pappersstockning eller överbelastat minne; användarna behöver inte längre vänta på bekräftelse att utgående fax har nått sitt mål eftersom e-brevlådan pingas med en överföringsrapport. 

Sänkta kostnader för faxning:
Hosted Fax erbjuder en ny betalningsmodell. Samtalskostnaderna sänks avsevärt då konventionella faktureringsmodeller elimineras. Kapitalkostnaderna minimeras då en dedikerad faxserver inte längre behövs. I stället erbjuder Hosted Fax sidpaket där att antal faxsidor köps in, inkluderat kostnaden för hosting och Internet-tjänster i sidkostnaden

Rationell produktivitet:
Omärklig integrering med e-post och skrivbordet gör det möjligt att bifoga flera filtyper till utgående fax. Blir faxprocessen automatiserad och faxdokumenten integrerade i det digitala arbetsflödet kan företagen spara tid och minska hanteringen av papper, samtidigt som man säkerställer att de rätta personerna har tillgång till den rätta informationen i rätt tid.

Lösning via värd:
Ricohs Hosted Fax -lösning minskar behovet av kapitalutgifter genom att utnyttja en tredje parts faxserver via Internet. Detta ger företagen obegränsad kapacitet och sänker driftskostnaderna då Internet används i stället för traditionella telefonledningar för att överföra data. Dessutom krävs inga uppgraderingar eller underhåll och företagen kan visa sina faxkommunikationer på en säker webbportal.